Guide d'Administration
Référence support pour les administrateurs d'organisation et opérateurs plateforme : séparation profil versus paramètres, parcours du centre admin, files de revue gouvernées, posture d'intégration, conformité RGPD et escalade plateforme.
Gestion des Utilisateurs
Tous les comptes utilisateur de l'organisation sont désormais gérés depuis Centre admin → Accès utilisateurs. Les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs, ajuster l'état des comptes et attribuer des rôles et des territoires sans mélanger ces actions avec les paramètres personnels.
Inviter un Nouvel Utilisateur
- 1Accédez à Centre admin → Accès utilisateurs.
- 2Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
- 3Sélectionnez un rôle : Administrateur, Manager, Liaison scientifique médicale, Délégué ou Lecture seule.
- 4Pour les REPs, sélectionnez le territoire assigné.
- 5Cliquez sur Envoyer l'invitation. L'utilisateur reçoit un e-mail contenant un lien de mot de passe temporaire valable 72 heures.
États du Compte
L'utilisateur peut se connecter et utiliser toutes les fonctionnalités autorisées par son rôle.
Invitation envoyée mais l'utilisateur n'a pas encore effectué sa première connexion.
Le compte est bloqué. L'utilisateur ne peut pas se connecter. Aucune donnée n'est supprimée.
Désactiver un utilisateur depuis Centre admin → Accès utilisateurs bloque immédiatement l'accès à la connexion. Toutes les données historiques créées par l'utilisateur sont conservées et restent visibles pour les responsables et les administrateurs.
Attribution des Rôles
FieldOrchestrator utilise cinq rôles applicatifs fixes : Administrateur, Manager, Liaison scientifique médicale, Délégué et Lecture seule. Le périmètre délégué enterprise-global ou country-admin se superpose aux comptes administrateur au lieu d'introduire un rôle de base distinct.
Accès administratif complet. Le même compte administrateur peut opérer avec un périmètre enterprise-global ou country-admin lorsque des habilitations enterprise déléguées sont présentes.
- Gérer les utilisateurs, rôles et capacités
- Opérer les parcours conformité et de revue gouvernée
- Travailler avec un périmètre délégué enterprise-global ou country-admin
- Ouvrir les files de revue gouvernées
Accès de gestion opérationnelle. Visualiser les territoires dans le périmètre, générer et approuver des tournées, gérer les PS et accéder aux analyses d'équipe.
- Visualiser les territoires dans le périmètre assigné
- Générer et approuver des plans de tournée
- Gérer les fiches PS
- Accéder aux analyses et rapports
Accès orienté médical pour les échanges scientifiques, la revue du périmètre scientifique et les insights gouvernés. La visibilité reste limitée aux preuves médicales autorisées.
- Revoir l'historique des échanges médicaux
- Accéder au contexte scientifique gouverné
- Exporter les preuves médicales autorisées
Accès terrain mobile uniquement pour le territoire assigné. Les délégués peuvent saisir l'exécution des visites, les résultats et la synchronisation hors-ligne, sans opérer la surface admin plus large.
- Enregistrement de visite vérifié par GPS
- Saisie des résultats et produits de visite
- Historique personnel des visites
- Mode hors-ligne avec synchronisation automatique
Accès en lecture seule aux tableaux de bord et rapports. Adapté aux parties prenantes ayant besoin de visibilité sans capacité d'écriture.
- Consulter les tableaux de bord et tuiles KPI
- Accéder aux rapports générés
- Exporter les données pour revue hors-ligne
Gestion des Clés API
Les clés API permettent les intégrations système à système — comme les flux de sell-out ERP et les pipelines de données automatisés — sans exposer les identifiants des utilisateurs. Les admins pays et entreprise doivent traiter l'émission de clés comme un relais gouverné vers le backoffice plateforme plutôt que comme une tâche de paramètres côté navigateur.
Créer une Clé
- 1Confirmez d'abord qu'une clé API est réellement nécessaire plutôt qu'un connecteur géré.
- 2Relayez ensuite vers le backoffice plateforme avec le contexte d'intégration, le propriétaire et le périmètre requis.
- 3Donnez un nom descriptif à la clé (ex. : Sage X3 Sell-Out Nightly).
- 4Sélectionnez un périmètre : INGEST_SALES, SYNC_VISITS ou WORKFLOW_LOG.
- 5Stockez la clé affichée une seule fois dans un gestionnaire de secrets ; ne la collez pas dans une surface admin visible côté client.
La valeur de la clé API n'est affichée qu'une seule fois lors de sa création. Si vous perdez la clé, vous devez la faire pivoter pour en obtenir une nouvelle. L'ancienne clé reste valide pendant 24 heures après la rotation pour permettre une transition en douceur dans les systèmes en cours d'exécution.
Périmètres Disponibles
| Périmètre | Opérations Autorisées | Utilisation Typique |
|---|---|---|
INGEST_SALES | Importer les données de sell-out depuis l'ERP ou les pipelines de données pharmacie | Export ERP automatisé nocturne |
SYNC_VISITS | Téléverser les enregistrements de visites hors-ligne depuis les appareils mobiles | Agent de synchronisation en arrière-plan de l'application mobile |
WORKFLOW_LOG | Écrire des évènements d'audit de workflow depuis des systèmes de conformité externes | Intégration LIMS externe ou gestion documentaire |
Faire Pivoter une Clé
Ouvrez la vue détaillée de la clé → cliquez sur Pivoter. Une nouvelle clé est émise immédiatement. L'ancienne clé reste valide pendant 24 heures.
Révoquer une Clé
Ouvrez la vue détaillée de la clé → cliquez sur Révoquer. La clé est invalidée immédiatement. Tout système utilisant la clé révoquée recevra des erreurs HTTP 401.
Catalogue Produits
Le catalogue produits définit le portefeuille disponible pour les délégués terrain lors de la saisie des visites. Accédez à Produits pour gérer la liste.
Ajouter un Produit
- Nom (affiché aux délégués terrain)
- Code produit (utilisé pour la correspondance des données de sell-out)
- Aire thérapeutique
- Principe actif
Désactiver un Produit
- Basculez le produit sur Inactif dans la vue détaillée du produit
- Les produits inactifs n'apparaissent plus dans les nouveaux formulaires de visite
- Tous les enregistrements de visite historiques référençant le produit sont conservés
- Les données de sell-out déjà importées pour le produit restent intactes
Import des Données de Sell-Out
Les données de sell-out constituent le fondement des modules de scoring Visit Impact Score et d'intelligence pré-visite. Accédez à Administration → Données de Ventes → Import pour les téléversements manuels.
Formats Supportés
Les fichiers CSV et XLSX sont acceptés.
Colonnes Requises
| Colonne | Type | Description |
|---|---|---|
hcp_code | string | Identifiant PS — doit correspondre à un code PS existant dans la plateforme |
product_code | string | Identifiant produit — doit correspondre à un code produit du catalogue |
brick_code | string | Code brique géographique de la zone de vente |
period | YYYY-MM | Mois de reporting au format ISO année-mois |
quantity | integer | Unités vendues durant la période |
value_tnd | decimal | Chiffre d'affaires en devise locale pour la période |
Le système valide la qualité des données lors du téléversement. Les lignes comportant des colonnes requises manquantes, des codes non reconnus ou des formats invalides sont listées avec leurs numéros de ligne dans le rapport de validation — les lignes valides sont tout de même importées. Pour les imports automatisés, utilisez la clé API avec le périmètre INGEST_SALES (voir Référence API).
Opérations RGPD
FieldOrchestrator inclut une boîte à outils RGPD complète accessible depuis le module Conformité et ses parcours RGPD gouvernés. Toutes les opérations génèrent des enregistrements d'audit immuables et chaînés par hachage.
Demande d'Effacement
Soumettez une demande d'effacement à double contrôle pour un PS. Le workflow nécessite trois utilisateurs autorisés : un premier pour soumettre la demande, un deuxième administrateur disposant du périmètre délégué requis pour l'approuver et un troisième pour exécuter l'effacement. Les trois étapes sont enregistrées avec horodatages et identités des utilisateurs. Ce contrôle à trois parties prévient les effacements non autorisés ou accidentels de données médicales.
Gel Légal
Marquez la fiche d'un PS comme étant sous gel légal. Pendant le gel, toute demande d'effacement pour cet enregistrement est automatiquement bloquée. Le gel doit être explicitement levé par un administrateur disposant du périmètre délégué requis avant que l'effacement puisse se poursuivre. Les gels légaux sont enregistrés et ne peuvent pas être supprimés silencieusement.
Journal d'Audit
Un enregistrement chronologique complet de tous les évènements d'accès et de mutation des données sur la plateforme. Filtrez par utilisateur, plage de dates et type d'action. Exportez en CSV ou XLSX pour les rapports de conformité externes. Le journal d'audit est lui-même en ajout uniquement et ne peut être ni modifié ni supprimé.
Chaîne de Preuves Cryptographique
Chaque opération RGPD (demande d'effacement, approbation, exécution, gel légal et levée de gel) est ajoutée à une Chaîne de Preuves immuable, chaînée par hachage SHA-256. Chaque enregistrement inclut le hachage du précédent, rendant toute falsification rétrospective détectable. La chaîne est stockée indépendamment du journal d'audit principal et peut être exportée sous forme de fichier JSON signé pour soumission réglementaire. Les gels légaux bloquent automatiquement toutes les tentatives d'effacement — un administrateur disposant du périmètre délégué requis doit explicitement lever le gel avant que le parcours d'effacement à trois parties puisse se poursuivre.
Conservation des Données
Les journaux de visite et les données associées sont conservés selon la fenêtre de rétention configurée de votre organisation. La fenêtre par défaut est de 36 mois.
Fenêtre par Défaut
36 mois
S'applique sauf si la politique gouvernée de conformité de votre tenant a été modifiée par un administrateur.
Calendrier de Purge
Quotidien (nuit)
Les enregistrements hors de la fenêtre de rétention sont purgés automatiquement lors du cycle de maintenance nocturne.
Configuration
Contrôles de politique conformité
La fenêtre de rétention peut être étendue ou réduite par un administrateur disposant du périmètre délégué requis via le parcours de conformité gouverné. Les modifications s'appliquent aux cycles de purge futurs.
Santé du Système
Le travail de santé système est désormais réparti entre le centre admin, l'atelier de revue, la posture d'intégration et le backoffice plateforme au lieu d'une seule page héritée surchargée.
Signaux opératoires admin tenant
- Activations utilisateur en attente et pression de sièges dans le centre admin
- Charge de revue gouvernée dans l'atelier de revue
- Posture connecteur et chemin du scheduler dans la posture d'intégration
- Exceptions de files conformité et engagement dans leurs modules gouvernés
Signaux backoffice plateforme
- Approbations plateforme en attente dans le backoffice plateforme
- Heartbeat déploiement et posture silencieuse/dégradée des runtimes souverains
- Échecs de synchro récents et tentatives d'installation pour les opérateurs plateforme
- Habilitations opérateur et actions privilégiées protégées par step-up
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Notre équipe support est disponible du lundi au vendredi, 08h00–18h00 HEC.